Корпоративная банковская карта: для чего нужна, что можно по ней покупать, как отчитываться

Что такое корпоративная карта, и для чего она нужна

Корпоративная карта — это обычная банковская карта, которая привязана к расчётному счёту ИП или организации. С её помощью можно оплачивать покупки компании. 

Как получить 

Руководитель пишет заявление в банк, в котором у него открыт счёт, и прикладывает документы для получения корпоративной карты. Список необходимых документов зависит от банка. К одному счёту можно выпустить несколько карт.

Корпоративными картами могут пользоваться:

• директор,

• бухгалтер,

• секретарь,

• сотрудники, которые часто ездят в командировки.

Можно установить лимит на расходование средств, чтобы работники не потратили лишнего.

Корпоративные карты бывают:

• именные — тогда отчитывается за траты тот сотрудник, на кого она оформлена, даже если оплачивал покупки не он,

• неименные — оформлены на компанию, поэтому все сотрудники, которые ею пользуются, должны собирать отчётные документы.

Что можно и нельзя покупать по корпоративной карте

Можно оплачивать с корпоративной карты те покупки, которые соответствуют виду деятельности компании и в дальнейшем будут приносить прибыль. Например,

• покупки материалов у поставщиков,

• оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании,

• командировочные расходы,

• покупка мебели, канцтоваров, обучающих материалов,

• транспортные расходы.

Нельзя оплачивать личные покупки, выдавать сотрудникам зарплату или выплачивать им пособия и компенсации. 

Снимать наличные можно: в банке эта операция отобразится как выдача денежных средств под отчёт. Поэтому на все выданные деньги нужно предоставить отчётные документы. Если часть снятых денег не потратили — их нужно вернуть через бухгалтерию с помощью приходного ордера.

Как отчитываться по корпоративной карте

Все сотрудники, которые оплачивали покупки картой, должны заполнять авансовые отчёты и предоставлять документы в бухгалтерию. Обычно сроки отчётности определяет руководитель организации.

Документы, которые нужны для отчётности по корпоративной карте:

• Товарный и кассовый чеки, если покупали товары онлайн и оффлайн. Если в кассовом чеке будет полный список покупок и на нём будет стоять печать, то товарный чек не нужен.

• Акт об оказании услуг, если оплачивали услуги.

Во всех документах должны быть указаны:

• наименование документа, его порядковый номер и дата выдачи,

• название организации или ФИО предпринимателя, ИНН,

• список товаров или услуг,

• сумма оплаты,

• ФИО и подпись продавца, печать организации.

Важно!

Если оплачиваете что-либо корпоративной картой, всегда собирайте первичные документы: товарные и кассовые чеки, акты об оказании услуг. Если сомневаетесь, соответствует ли покупка виду деятельности организации, лучше сначала проконсультируйтесь с бухгалтером.