Как оформлять трудовые отношения с дистанционным сотрудником?

Прием и увольнение дистанционного сотрудника

Схема трудоустройства на удаленного сотрудника мало чем отличается от оформления сотрудника, который будет работать у вас в офисе.

Приём на работу состоит из нескольких этапов:

• новый сотрудник оформляет заявление и подаёт его в отдел кадров вместе с привычным комплектом документов: паспорт, СНИЛС, диплом об образовании и т.д.
• сотрудник знакомится с регламентом и внутренней документацией
• подписывают трудовой договор
• отдел кадров издает приказ о приеме на работу
• делают запись в электронной или бумажной электронной книжке сотрудника
• в Единый социальный фонд отправляют уведомление о новом сотруднике

Основанием для увольнения дистанционного сотрудника может быть несколько:

• если сотрудник не выходит на связь больше двух дней подряд. Срок исчисляется с момента, когда работодатель обращается к работнику
• если сотрудник не справляется со своими обязанностями, расторгнуть трудовой договор можно по инициативе работодателя
• сотрудник может уволиться по собственному желанию
• если сотрудник больше не сможет выполнять свои обязанности: например, из-за переезда, отсутствия интернета и так далее

Трудовой договор

Трудовой договор с дистанционным сотрудником будет отличаться в пунктах, где описывается рабочее место и порядок взаимодействия с начальником.

В трудовом договоре с дистанционным сотрудником важно прописать:

• порядок выхода на связь с руководством
• время работы, в течение которого человек должен быть готовым к обратной связи с коллегами
• как сдаётся сделанная работа
• оплата труда

Место заключения договора — адрес работодателя. Место выполнения должностных обязанностей работник выбирает самостоятельно.

Как подписывать документы с дистанционным сотрудником?

Все документы с дистанционным сотрудником нужно подписывать в электронном формате: обе стороны должны пользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если у сотрудника нет ЭЦП, нужно будет получить её или приехать в офис компании лично, чтобы подписать документы в бумажном виде.

Как передать пакет документов работодателю

ЭЦП не нужна для заверки бумаг, запрашиваемых работодателем при трудоустройстве. Их можно отсканировать и отправить на e-mail или через мессенджеры. 

Ознакомления с внутренними документами

При приёме на работу руководство обязано ознакомить сотрудника с его трудовыми обязанностями, потенциальными рисками и требованиями норм безопасности.

При дистанционной работе сотрудник получает регламенты в электронном виде, распечатывает их и ставит подпись на каждом листе. Документы нужно отсканировать — сканы отправить на e-mail работодателя, а бумажные документы отправить в компанию по почте.

Можно ли перевести работника на удаленку без его согласия

В законе предусмотрены ситуации, в которых руководство вправе сменить режим и форму работы своих сотрудников, даже если они не согласны с таким решением. Основанием для этого могут быть обстоятельства, отнесенные к категории непреодолимой силы: стихийные бедствия, войны, эпидемии, а также решения органов власти. В таком случае в трудовой договор не вносят никаких изменений.

Обязанности работодателя при переводе сотрудника на удаленку

Работодатель должен обеспечить сотрудника на удаленке всем необходимым для работы. Если это требует обучения, то его нужно организовать.
В ситуации, когда человека переводят на удаленку ввиду обстоятельств непреодолимой силы, но при этом не могут обеспечить нужным оборудованием, руководство не вправе уволить такого сотрудника. Ему оформляется оплачиваемый простой.

Командировка работника на удаленке

Дистанционного сотрудника можно отправить в командировку — процедура такая же, как и с сотрудником, который работает в офисе. При этом командировка — это поездка в другой населённый пункт. Если, например, удаленный сотрудник едет в типографию, чтобы согласовать рекламные макеты, это не будет считаться командировкой.

Оплата труда на удаленке

Тарифы и ставки, на основании которых производится расчет оплаты труда, не зависят от формата работы человека. Вне зависимости от того, где он работает, требования к нему одинаковы. Поэтому нет оснований снижать зарплату дистанционным сотрудникам.

Перевод на удаленку не является основанием для снижения зарплаты. Работая в домашних условиях, сотрудник, так же как и все работники, вправе претендовать на премии и различные выплаты за определенные достижения и за ненормированный труд.